Sok helyen a pénzügyi folyamatai még ma is Excel táblázatokra épülnek. Vagyis a munkatársak nap mint nap adatokat exportálnak különböző rendszerekből, manuálisan másolják vagy rögzítik azokat egy másik rendszerbe.

Ez a módszer amellett, hogy nem hatékony még több kockázatot is rejt.

A szeretett Excelt

A táblázatkezelők népszerűsége továbbra is rendkívül magas. Egy kutatás szerint a vállalatok közel 90%-a használ Excel alapú megoldásokat pénzügyi folyamataihoz, és sok pénzügyi szakember még mindig elsődleges eszközként tekint rá, melyben nagy szerepe van az érzelmi kötődésnek. (IT Pro) Emellett persze az Excel rugalmas, gyorsan használható és sokan ismerik. A probléma azonban ott kezdődik, amikor egy szervezet üzletileg kritikus folyamatokat épít táblázatokra.

A kockázatok

A kutatások szerint a vállalati táblázatokban meglepően gyakoriak a hibák.

Egyes vizsgálatok szerint a táblázatok 88–94%-a tartalmaz valamilyen hibát. (Forbes)

A képletcellák 0,8–1,8%-ában található hiba, ami nagy adatállományoknál már komoly eltéréseket okozhat. (ScienceDirect)

Egyes elemzések szerint egy nagyobb pénzügyi modellben 78–97% az esélye annak, hogy legalább egy hiba található benne. (louisepryor.com)

Ezek a hibák sokszor nem azonnal vagy talán soha nem derülnek ki, mert a táblázatok működnek – csak éppen rossz eredményt adnak.

Azonban több komoly pénzügyi problémát is okoztak ilyen hibák, például a JP Morgan egyik kockázati modelljében egy hibás Excel számítás több milliárd dolláros veszteséghez járult hozzá. (allossolutions.com)

És ami a legdrágább…

A táblázatokkal való manuális munka nemcsak hibákhoz vezethet, hanem jelentős időveszteséget is okoz.

A pénzügyi csapatok gyakran ezekkel a feladatokkal töltik idejük jelentős részét:

• adatok exportálása különböző rendszerekből,
• adatok tisztítása és formázása,
• kézi adatmásolás más rendszerekbe,
• több verzió kezelése és ellenőrzése,
• importállományok előkészítése.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a pénzügyi szakemberek idejük jelentős részét adat-előkészítéssel töltik, nem pedig elemzéssel vagy
döntéstámogatással. Másképp mondva: a képzett, költséges munkaerő az idejét olyan munkával tölti, amit a gépek évtizedek óta meg tudnának
csinálni helyettük. Ez kidobott pénz, elpazarolt idő, elvesztegetett tehetséges embereket jelent.

Automatizált adatelőkészítés: gyorsabb és biztonságosabb működés

A pénzügyi folyamatok jelentős része automatizálható. Az adatok összegyűjtése, az exportok előállítása vagy a különböző rendszerek
közötti adatmozgás ma már szoftveresen is kezelhető.

Automatizált megoldásokkal gyorsabbá, olcsóbbá és átláthatóbbá válik a pénzügyi működés és a pénzügyi csapat több időt fordíthat a valóban
értékteremtő feladatokra.

Mikor?

Ha a vállalat működése elér egy bizonyos méretet, a legjobb megoldás egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetése.

A ChaRM integrált vállalatirányítási rendszer segítségével a pénzügyi és adminisztratív folyamatok egyetlen rendszerben működhetnek.

A rendszer bevezetésével:

• kiválthatók a párhuzamos Excel (és egyéb) nyilvántartások,
• leegyszerűsödnek, felgyorsulnak az adatrögzítési folyamatok,
• egységes adatbázisban kezelhetők a pénzügyi adatok,
• csökken az adminisztráció és a hibalehetőség.
• Ha még nem időszerű az ERP bevezetés

Nem minden vállalat áll készen azonnal egy teljes ERP rendszer bevezetésére vagy lecserélésére. A pénzügyi folyamatok automatizálása
azonban már kisebb lépésekben is elkezdhető.

Egyedi megoldásainkkal segítünk:

• az adatrögzítési folyamatok automatizálásában,
• export–import állományok automatizált előállításában más rendszerek számára
• banki terminálcsomagok generálásában Excel adatokból
• különböző adatforrások összekapcsolásában szoftverimportokhoz

Ezek a megoldások jelentősen csökkenthetik a manuális munkát még akkor is, ha a vállalat jelenleg Excel alapú folyamatokra épít. Ha Önnél is ez a helyzet, keressen minket! Segítünk!